公证之窗
论公证质量保证体系之完善 2008-04-4 02:42:57
来源：未知 作者：许文慧
2004-11-30
公证质量既包括公证文书质量，又包括公证服务质量。公证质量保证体系是指保证公证文书真实、合法，公证服务优质、高效的查证、管理、监督、保障体系。公证的质量将直接关系着公证的生存与发展。改制后的公证处必须把完善公证质量保证体系作为工作的重点，只有这样，公证才能得到长足发展。2004-11-30
一、完善公证质量保证体系的必要性
(一)从公证性质上来看：根据党的十五届四中全会及国务院批准的司法部《关于深化公证工作改革的方案》精神，公证要彻底与政府脱钩，改制的公证处应尽快成为执行国家公证职能、自主开展业务、独立承担责任，按市场规律和自律机制运行的公益性、非营利的法人。从公证本身性质来讲，公证作用的充分发挥，公证效力得到法律认可，是基于公证书的真实、合法，基于公证员的信誉，基于公证服务的质量。因而，公证处作为市场主体，必须遵循“物有所值，按质论价”的市场规律。
(二)从公证自身的特点来看：公证机构行使国家法律证明权，其行使的权利是国家赋予的，公证即是政府管理社会、管理经济的重要工具，也是老百姓依法维护自身合法权益的重要手段。因此，公证质量的高低直接关系到公证能否取信于政府、取信于人民，也就直接关系到整个行业的信誉。
(三)从市场经济运行机制来看：市场经济的特点之一是竞争激烈，风险大，社会上各类主体的自我保护意识强，对法律服务的要求高，公证工作要在整个市场经济的大潮中占有一席之地，就必须为市场经济提供优质服务。
(四)从公证的现状来看，当前，公证正处于改革时期，改制后的公证处再没有国家拨款，且个人利益与业务收入挂钩，可能导致一些公证处、一些公证员片面追求经济效益，忽视公证质量，致使因质量问题投诉甚至要求赔偿的案例呈上升趋势，这严重影响了公证的行业形象。以上不难看出，建立完善的公证质量保证体系在现阶段就显得尤为重要，它将直接关系到公证处和公证事业的兴衰。
二、完善公证质量保证体系的具体措施
(一)用人机制改革。市场经济竞争的焦点是人才，每个人竞争的“黄金资本”是素质。公证处改制后，能否在市场经济的大舞台上立足、生存、发展，关键取决于全体人员的素质。公证处在用人机制上必须大胆改革，建立人才流动机制，不但要坚持“凡进必考”的原则，把好入门关，还要实行竞争淘汰制度，把好出口关。合格的人进来，不合格的人出局，能进能出，增强公证人员的责任感和使用感，不断提高公证员队伍素质，以适应新世纪公证事业发展的需要。实行用人机制改革，使用高素质人才，是公证质量保证体系的组织保障。
(二)严格的证据收集与审查制度。公证证据是公证机构据以查明公证事项事实的基础，是正确适用法律的依据。为此，公证人员能否全面收集与审查并正确把握各类证据的不同证明力，所确认的与公证事项相关事实的准确性，是确保公证文书的质量，体现公证书特定法律效力的重要一环。
公证的业务范围广，具体情况千差万别，而不同的公证客体，往往需要有不同形式的证据，所以，一味地认为收集哪些证据必须由有关规章做出明确的规定是不现实，也是不可能的。公证人员针对不同公证只要把握证据的一个特征来收集，同时做到尽量收集证明力较强的直接证据和原始证据，当然也不能忽视对间接证据和传来证据的收集。
审查证据是公证活动中的一项极其重要的工作，它对于保证公证质量，揭露当事人造假、欺诈等违法行为，维护社会公共利益和社会主义法制具有重要意义。为了保证公证的真实性、合法性，仅通过与当事人谈话和当事人提供的证据材料是不够的。因为有的当事人为了自己的利益，往往会隐瞒部分或全部事实真相，提供虚假证据材料。因此，对当事人的陈述和提供的证据材料不能盲目轻信。审查证据需重点审查：1．证据的来源；2．证据的内容；3．证据的特点。同时还应对全部材料进行系统分析，审查它们是否互相矛盾，是否可互相佐证。
严格地收集与审查证据，可以取得办证所需的正确材料，是公证质量保证体系的基础环节。
(三)规范的审批制度。审批制度目前还存在不少问题，有的公证处审批制度不规范，存在审查不严、只批不审、审批意见过于简单等问题，使审批程序流于形式，审批程序的质量把关作用没能有效发挥。
规范审批制度，主要应做到：1．规范审批范围，要明确审批人必须履行全面审查之责，不仅要审查承办人提供的材料，还要根据报批材料确定是否需要补充材料、补充调查；不仅要审查材料内容是否真实合法，还要审查承办人的办证程序，包括调查程序是否合法。2．规范审批意见，针对每一公证案件，审批人均应写出具体明确的审批意见，并直接表明自己的态度。
当前，由于很多公证处刚刚改制，人手少，规范的审批制度既费时，又费力，往往被忽略；有些公证处正在推行主办公证员负责制，片面地认为谁主办谁负责，根本不需审批。这些情况的存在，将直接影响到公证质量，应该引起重视。现阶段，随着公证软件的开发、利用，审批的效率将大大提高，它仍应是公证出证的最后关口。规范的审批制度，能有效地把住质量关，是公证质量保证体系的中心环节。
(四)必要的上报批准、备案制度。报批制度是对公证审批权的约束，对一些政策性强、法律规定不明确的公证事项上报至上级业务管理部门批准，实际上是业务管理部门行使监督权的一种形式，是事前监督。公证备案制度主要是要求公证机关办理新业务时，将其办理程序、数量等情况上报业务管理部门，有利于业务管理部门及时掌握公证机关开拓业务的情况，有经验可以推广，发现错误可以及时纠正，是业务管理部门行使监督权的另一种形式，是事后监督。当前，各地都在建立和完善“两结合”的管理体制，以后公证业务更多的是由行业即公证员协会来管理，而协会的组成人员都是各公证行家，真正懂行的人来管理、监督，公证的质量将更能得到保障。
必要的上报批准、备案制度，将部分公证业务纳入管理部门的直接管理之下，既保证公证机构独立行使证明权，又有利于业务管理部门行使监督管理权，是公证质量保证体系的保险环节。
(五)适当的公告制度。公告制度主要适用于不公开就难以查清的事项，建立适当的公告制度，有利于知情人或利害关系人检举、揭发隐瞒事实、伪造证据的行为，以利于保证公证事项的真实性。它是将社会监督力量引入公证质量保证体系，扩大了公证质量监督队伍，健全了公证质量保证体系，是公证质量保证体系的补充环节。
(六)严格的公证赔偿责任制度。目前，各公证处已基本建立了公证责任保险制度和公证员执业保证金制度，这是公证赔偿责任制度的延伸和细化。这一制度的确立，一方面可以激励公证员认真办理各项公证业务，努力提高自己的业务水平，避免出现错证；另一方面，一旦因公证人员主客观方面的原因而造成错误的发生，使当事人蒙受损失时能得到赔偿。这实际上是一种对公证服务质量的补救措施。得到赔偿的当事人对公证机构服务质量的好坏及信誉的高低必将给予肯定性评价，日后也会更加放心地来申办公证。它是公证质量保证体系的保障环节。
(七)相应的证后服务制度。证后服务是指公证办结后的一系列跟踪服务。随着市场经济的不断发展和各项服务制度的日趋完善，越来越多的公民、法人、其他组织为了维护自身的合法权益、保证各项民事活动顺利进行而自觉运用公证手段，人们不再将办证简单地停留在拿到公证文书上，而是希望公证能提供一系列方便、周到的证后法律服务，特别是当产生纠纷时仍希望公证处能及时提供相关法律服务，或进行调解，或给予一些法律意见，使矛盾及时化解，从而避免讼累。公证的证后服务是以质量为前提的，也是以质量作保证的，对公证证后反馈问题的处理，更有利于完善质量措施。这对于巩固公证的地位，提高公证的质量都有积极的促进作用，是公证质量保证体系的善后环节。
公证要发展，质量是关键。在公证事业不断发展的进程中，质量是一个永恒的话题，公证质量保证体系的完善更是一项长期而艰巨的任务。相信随着公证法规的完善，公证人员素质的提高，公证理论研究的深入，公证实践经验的丰富，公证质量保证体系必将不断地成熟、完善。