公证书形式格式标准研究

2011-10-19
 
公证书形式格式标准研究
 
肖  锦
 
    司法部制定的定式公证书格式和要素式公证书格式,规范了全国公证书的内容格式,明确了内容构成要素和要素之间的基本位置和顺序关系。但是,全国公证书格式还存着这样一个亟待规范的现象——同一份公证书,即使文字、标点等内容都一模一样,不同公证机构制作出来的纸质公证书排版效果不同,甚至同一公证机构不同公证员制作出来的排版效果也不同。纸质公证书是公证工作的产品,其排版效果是公证书形式格式的集中反映。公证书形式格式是在定式公证书格式和要素式公证书格式规定的内容格式基础之上的公证书外在表现,涉及公证书通用的纸张要求、印制要求、公证书各要素排列和标识规则。公证书形式格式不统一,直接关系到公证书的严肃性、规范性。本文就公证书形式格式标准进行研究,以期抛砖引玉。
 
一、公证书形式格式存在的问题及产生原因
(一)公证书形式格式存在的主要问题
 
第一,公证书内容要素遗漏或者画蛇添足添加。例如:乱编公证编号;无公证员签名章,未盖公证处钢印;在公证书的封二、封三上添加一些不适当的公证宣传内容等。
第二,随意制版、标识公证书内容要素。例如:公证书页面四个白边距、版心尺寸太宽或太窄;字符间距、行距太宽或太窄,每页行数、每行字数畸多或畸少;选用的字体形号缺乏稳重感,不适合表达公证书;页码型号、位置不当等。这些现象使公证书显得极不协调,不符合庄重、美观、简洁的基本要求。
第三,编排格式全国不统一。全国各地公证机构各有编排格式,“各吹各的号,各唱各的调”,制作出来的纸质公证书效果不统一。有的公证机构编排格式还不固定,随意更改,不同时期编排格式不同。
第四,同一公证机构内公证书电子文档传输处理效率不高。一份公证书证词页电子文档从一台电脑传输到另一台电脑上处理,需要重新编排,重复编排的工作量大。
第五,公证书的用纸及装订不符合要求。例如:所选用的A4纸的规格、定量、白度不符合要求;封面用纸大于A4纸规格;使用订书钉装订公证书等。
 
(二)产生公证书形式格式问题的主要原因。
 
    第一,我国公证书形式格式标准修订严重滞后。多年以来,全国公证行业只重视公证书内容格式的规范,轻公证书形式格式的规范,追求公证书内容格式上的统一,没有追求公证书形式格式的统一,在公证书形式格式管理上缺乏全国整齐划一的思想,修订公证书形式格式迟迟没有提到议事日程。有关公证书形式格式规定的有效文件为数不多,最早最基本的是1981年司法部公证律师司《关于公证书试行格式的几点说明》,规定16开纸公证书形式格式,后续的几个文件都是对此进行修补。1999年《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)发布,行政机关公文统一采用A4纸格式,2002年司法部将公证书用纸改为A4纸,但适应电脑制作打印的A4纸公证书形式格式标准始终没有出台。这样,便直接造成了全国各地公证机构长期各自为阵,全凭“感觉”制作着形式格式不统一的公证书。
 
第二,全国缺乏统一的公证书电子版格式。随着电脑的普及和网络技术的发展,公证机构办公基本上是运用word等文字处理软件编辑公证书、局域网传输公证书和利用电脑打印设备直接打印纸质公证书。纸质公证书排版效果不统一,表面原因是没有统一的公证书形式格式标准,核心原因是缺乏统一的公证书电子版格式。只有文字处理软件编辑公证书电子文档的格式统一了,纸质公证书的排版效果才可能做到统一。1999年《国家行政机关公文格式》出来后,行政机关制作的纸质公文排版效果与公文格式要求还是存在差异性,其中一个关键的技术原因是公文格式没有适应电脑办公特点直接规定统一的公文电子版格式。为适应公证行业现代办公特点,在修订完善公证书形式格式标准时,有必要重点加入公证书电子版格式的内容。
 
第三,公证机构内部缺乏统一的公证书电脑技术管理。各台电脑安装使用的文字处理软件不一定统一,文字处理软件的默认页面设置不一定统一,默认页面设置与约定的公证书编排格式不一定统一,导致了在不同电脑上制作的公证书电子文档格式不一样,在不同电脑之间传输时格式容易发生变化,造成了大量的不必要的重新编排工作量,使公证书电子文档传输使用工作效率差。
 
第四,部分公证员电脑运用能力弱。有些公证员掌握的电脑技术过不了关,缺乏在电脑上处理公证书电子文档的基本技能,不能熟练地运用电脑直接起草、传输、打印公证书电子文档。有些公证员还不重视公证书电子文档编辑,排版效果有“将就就行”的心态。这需要有针对性地组织培训,将电脑基本知识、公证书形式格式结合起来培训,让公证人员能人人过关,能够熟练运用电脑技术准确表达公证书内容和形式格式。
 
二、统一公证书形式格式的对策及其现实意义
 
    全国公证书形式格式不一致,有的差异性甚至很大,直接影响到了公证书的严肃性、规范性,全国统一公证书形式格式显得十分有必要。
 
(一)统一公证书形式格式的对策:总结我国公证书形式格式的长期经验,充分借鉴1999年《国家行政机关公文格式》实施经验,统一制定以公证书电子版格式为核心的公证书形式格式标准,并推行公证书电子版格式模板管理。
 
    1999年《国家行政机关公文格式》相对于公证书形式格式要复杂得多,也比较成熟,应当参照有关内容制定公证书形式格式。有关用纸要求、版面尺寸、印刷要求等可以直接引用,“发文字号”、“公文标题”、“公文正文”、“成文日期”、“公文生效标识”等标识规则可以借鉴。同时,要克服其无电子版格式的缺陷,在公证书形式格式标准中制定与文字处理软件有关的定量化电子技术指标,形成标准化、技术化、定量化的公证书电子版格式。三个技术重点:
第一,确定全国公证行业统一使用的文字处理软件,并制定默认页面设置统一标准。一个电脑的电子文档传输到另一个电脑上发生格式变化,需要重新排版,这是由于两台电脑文字处理软件不同,或者页面设置不同造成的。全国纸质公证书编排效果要统一,最基础的是各公证机构选择使用的文字处理软件要统一,并且默认页面设置标准要统一。Word软件具有强大的文本编辑和文件处理功能,性能稳定而成熟,是实现无纸化办公和网络办公不可或缺的应用软件之一,全国公证机构也多运用Word软件制作公证书,全国公证行业应当确定Word软件作为统一办公文字处理软件。Word软件的页面设置都是默认的,新建空白文档都能表现默认页面设置的格式特征。利用Word软件这一功能特性, 可以把公证书形式格式对版面尺寸、页码、排版规格的基本要求设为默认页面设置,让新建任何空白文档都带有公证书形式格式的基本要求,从而减少公证书电脑制作及传输中许多重复编辑。
 
第二,在统一的默认页面设置基础上,制作统一的A3纸公证书封皮(封面、封二、封三、封底)电子版格式模板。
 
第三,在统一的默认页面设置基础上,制作各种定式公证书格式、要素式公证书格式的证词页统一的电子版格式模板。公证书内容格式由许多要素构成,如果每制作一份证词页电子文档都要按格式要求专门编排,不仅文字录入费时,而且编辑繁琐,许多编辑工作还是重复的。要解决这一问题,可以按照定式公证书格式、要素式公证书格式和公证书形式格式的规定,事先一一制作出各种公证书证词页的电子版格式模板,公证员起草公证书证词页电子文档,只需要打开对应的公证书证词页模板,在上面修改添加相关内容,另存为新文件,即可迅速形成一份符合公证书内容格式和形式格式的证词页电子文档。这样,制作公证书的效率事半功倍,并且质量大幅提升。
 
(二)统一公证书形式格式具有重大现实意义。
 
第一,从形式上维护了公证书的严肃性。按照公证书内容格式和形式格式要求,无论全国哪一家公证机构制作出来的纸质公证书,打印效果能够实现全国整齐划一,同一份公证书的打印效果能够做到除纸张规格偏差、打印设备装纸偏差之外的高度一致,有力地维护公证书的严肃性、规范性。
 
第二,巩固和深化定式公证书格式和要素式公证书格式成果。对公证书证词页实行电子版格式模板管理,以模板为基础起草公证书,对公证书各内容要素进行修改,利用电脑技术规范了公证书的制作,不仅使公证书形式格式符合要求,而且使内容格式也符合要求,有利于确保公证书内容格式质量。
 
第三,提高公证书制作处理效率。统一公证机构文字处理软件、统一默认页面设置、统一公证书电子版格式,使用证词页模板管理,充分运用电脑技术,从根本上解决了公证书格式在电脑技术上的诸多不规范问题,让看起来较为复杂、繁琐的公证书电子文档制作变得相对轻松、简单,大幅提高了公证书的起草、传输、打印等环节的质量和效率。
 
第四,进一步加大公证书防伪力度,有利于公证书“打假”。公证书形式格式与内容格式结合,如果没有公证书电子版格式模板,制作不了标准化的公证书,让公证行业之外的不法分子伪造公证书的技术难度增大。而甄别一份公证书的真假,从形式格式上便可以迅速判断出一个结果。利用公证书电子版格式还可以制作统一的电子公证书,在网络上发布、查询可以公开的公证书。
 
三、统一公证书形式格式的电子技术管理探讨
 
    适应公证行业现代办公特点,要统一全国公证书形式格式,既要解决A4纸公证书形式格式标准是什么,更要解决表现该格式的电子版格式是什么,并对各种公证书实行电子版格式模板管理。本文以下内容是以Word2003为基础,参照1999年《国家行政机关公文格式》,对公证书形式格式的电子技术管理进行探讨。
 
(一)统一Word2003默认页面设置。统一默认页面设置是公证书电子版格式技术管理的基础。1981年司法部公证律师司《关于公证书试行格式的几点说明》规定的公证书形式格式是适应16开纸和油印时代的产物,早已经不能适应电脑制作打印A4纸公证书的现实需要,其所规定的封面、正文用字和间距格式尚可以作参考。公证书电子文档统一默认页面适合按照1999年《国家行政机关公文格式》的规定进行设置。
 
    1999年《国家行政机关公文格式》规定,公文用纸张采用A4纸,公文用纸上白边为3.7±1cm、左白边为2.8±1cm、版心尺寸为15.6cm×22.5cm,排版规格正文用3号仿宋体字、一般每面排22行、每行排28个字,双面印刷、页码套正,左侧装订,页码用4号半角白体阿拉伯数码标识、一字线距版心下边缘7毫米等等。改变Word2003默认页面设置的方法:
 
第一步,设计标尺。目的是为在默认页面的标尺上清晰显示出每行28个字,每页22行。操作步骤:在新建立的空白文档里,打开工具→选项→常规→度量单位一栏选择“cm”→点击使用字符单位(H)前小方框出现“∨”→确定。
 
第二步,更改字体型号及行距。段落标记位于页面第1行1列(左缩进、首行缩进处于标尺0值),不留空格。打开菜单格式→式样和格式→选择正文并右击→修改→格式,分别进入“字体”、“段落”对话框,选择“仿宋_GB2312”(可以选择为公证书传统用的宋体字,下同)、“常规”、“3号”,选择行距为“固定值”→“29.55cm”(行距不适合选择为单倍行距,证词页“公证书”用2号小标宋体字将引起行距改变,使证词页行距不协调),点击添到模板前小方框出现“∨”→确定。
第三步,更改页码默认。打开菜单格式→式样和格式→选择页码并右击→修改→格式→字体对话框,中文字体一栏选择“Batang”、“常规”、“四号”,西文字体一栏选择“(使用中文字体)”→确定→点击添到模板前小方框出现“∨”→确定。
 
第四步,设置页边距、页脚。打开菜单文件→页面设置,分别进入页边距→把上、下、左、右页边距分别设为3.25cm、3.5cm、2.8cm、2.5cm(Word软件里除左页边距外,上、下、右的页边距数值并不等于公文格式要求的对应白边距数值,如上边距设为37cm,上白边实为42cm)、方向为纵向,纸张→纸张大小选择A4,版面→选择奇偶页不同(实现双面印刷)→页脚数值设为2.6cm,文档网络→选择指定行网络和字符网络,每行、每页数值设为28、22,点击默认→是。
Word2003默认页面设置完成后,可以存为一个专门文件,用于帮助其他电脑迅速完成默认页面设置。在其他电脑打开该复制文件后,打开菜单格式→式样和格式→选择正文并右击→修改→点击添到模板前小方框出现“∨”→确定。
 
(二)公证书封皮电子版格式模板制作。实践中,许多公证机构使用加大A3纸(规格为两张A4纸)双面印刷,形成有封面、封二、封三、封底的公证书封皮,有的公证机构在封二、封三还增加了一些公证宣传内容。国内使用的公证书按规定不要求加封面,但许多公证机构制作的公证书一般都加了封面。这两点做法,值得总结进公证书形式格式标准中去。
公证书封面电子版格式模板制作方法:在默认页面设置上,修改左页边距为2.75cm→确定(让“公证书”和公证机构全称处于封面的居中位置)。修改第4行行距:格式→段落→行距→单倍行距→确定。在第4行录入“公证书”,字间空一格半(距2.6 cm),48号小标宋字(可以改为公证书传统用的老宋体字),居中,字上边缘距上页边7.2cm。在倒数第2行(第19行)录入公证机构全称“中华人民共和国××省××市(县)××公证处”,二号小标宋体字(可以改为公证书传统用的宋体字并加黑,下同),居中,字下边缘距下页边4.6 cm。保存文件名为“公证书封面模板”。
公证书封皮封二、封底一般为空白页。为告之当事人公证的法律后果和公证机构联系方式,体现公证书的严肃性、权威性和公证行业的诚信度,封三可以考虑增加《公证法》第五章公证效力的节选内容和公证机构版记。在默认页面设置上,制作封三模板:在页面第2行,标“公证效力”,字间空半格,3号小标宋体字,居中。下空l行,每自然段左空2字,4号仿宋体字,分别为《公证法》第三十六条至第四十条内容,其中第三十七条二款内容不要,第三十九条和第四十条的第一句合并为第四个自然段。公证机构版记即公证机构联系方式,在页面最后3行标识,各行左右各空1字,第一行用4号小标宋体字标公证机构全称,第二行、第三行用4号仿宋体字标识“地址”、“邮政编码”、“咨询电话”(加区号)、“电子邮件”,后均标全角冒号。公证机构版记上下加一条反线,宽度同版心。保存文件名为“公证书封三模板”。
 
(三)各种公证书证词页电子版格式模板制作及运用。按照定式公证书格式、要素式公证书格式内容要求,在默认页面设置之上分别制成证词页电子版格式模板。各种公证书证词页电子版格式模板的通用制作方法:
 
标题“公证书”,在页面第2行,字间空一格,2号小标宋体字,居中。
 
公证书编号在标题“公证书”下空1行即页面第4行,版心右边缘顶格用3号仿宋体字标识,右对齐。公证书编号全国应当统一,可以采用黑龙江省制定的标准——由年份(加用小括号)+省份简称+市(州)简称+公证处字号简称(无字号的公证处用公证处简称)+公证简称(统一用“证”字)+公证类别简称+字第+阿拉伯数字编号+号组成。公证书编号的年份加用小括号的格式,在公证书被引用时,一般只能表达为“(  )××字第××号公证书”,不能表达为“公证书((  )××字第××号)”这种小括号之中还有小括号的现象。过去行政机关公文编号的年代也是采用加用小括号,1999年改为年份加用六角括号 “〔〕”,有效地避免了双小括号现象的发生。公证书编号的年份加括号格式,有必要借鉴这一做法,改小括号为六角括号“〔〕”。
 
当事人(代理人、关系人)基本情况、公证事项、公证证词的内容从公证书编号下空l行即页面第6行起,依次按自然段左空2字,回行顶格,后标全角冒号。有两个以上的申请人的,第二申请人另起一自然段,与第一申请人姓名位置起点一致。要素式公证书格式的公证证词内容有多段的,均另起一自然段。
 
公文书生效标识,包括公证机构全称及印章和公证员姓名。在公证证词下空两行,标“中华人民共和国××省××市(县)××公证处”,右对齐。下空一行,标“公证员”,后标全角冒号,公证机构有字号的“公”与公证机构全称“民”对齐,无字号的与“人”对齐。
 
下空一行,标公证书“出具日期”,后标全角冒号,汉字日期“二〇××年××月××日”,“零”为“〇”,公证机构有字号的“二”与公证机构全称“共”对齐,无字号的与“民”对齐。
 
证词页有两页以上的,插入页码。方法:打开菜单插入→页码→位置选择“页面底端(页脚)”,对齐方式选择“外侧”,点击首页选择页码前小方框出现“∨”→确定。文字输入状态改为中文,单击任一偶数页页脚,在页码边输入“— —”,把页码拖入其中间,形成如“—2—”。敲空格让“—2—”后退一格,形成双页码居左空1字。在“2”的前、后敲空格,各退半格,形成“— 2 —”。点击任一奇数页,向右移动标尺(不是三角形的右缩进)一格距离,“— 1 —”即向左移动一格,形成单页码居右空l字。
 
添加好页码后,保存为相应的公证书电子版格式模板,例如:“委托公证书证词页模板”等。为防止模板在使用中被修改,找到该文件,右击打开属性对话框,选择“只读”→确定,便正式形成公证书证词页电子版格式模板。
公证员起草公证书证词页电子文档时,打开对应的公证书证词页模板,修改其中的公证编号、申请人基本情况、出具日期等模板内容,通过“另存为”保存为新文件。新公证书证词页文件名一般由公证书编号+当事人+公证事项+公证书组成。利用OA等办公系统管理公证书制作的流程:起草没有公证编号的证词页→审批→添加公证编号→印制→用印→加入公证词证明的文书→装订→送达。
 
     国内有关公证书形式格式的资料少,需要深入总结公证书形式格式经验,充分借鉴国家行政机关公文格式实施经验,才能形成完整意义的公证书形式格式标准。本文提出了一些公证书内容要素的标识规则,只是一种探讨,一种研究思路。任何公证书格式都需要司法部统一规定,期待司法部早日制定出以电子版格式为核心的公证书形式格式标准,并提供各种公证书电子版格式模板,供全国各地公证机构统一使用,使全国公证书形式格式上统一,体现出公证书应有的严肃性、规范性。
 
 
(作者单位:四川省雅安市司法局)
 
参考文献
1.司法部公证律师司《关于公证书试行格式的几点说明》((81)司公字第94号)
2.1999年《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)
3.中国公证协会公证质量标准委员会2007年《公证文书质量标准(草稿)》
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